חברת אבטחה לאירועים היא גורם משמעותי בתכנון אירוע, משום שהעבודה שלה משפיעה על בטיחות האורחים, זרימת הקהל ותחושת הביטחון במתחם. כאשר האירוע מתוכנן נכון, מערך האבטחה משתלב בתפעול באופן כמעט בלתי מורגש, אך נמצא בנקודות שבהן הוא נדרש.
שילוב נכון בין פרוטוקולי אבטחה, תפעול קפדני וניהול חוויית אורח מאפשר להפקה להתמקד במסרים ובמהלך התוכן, בזמן שבקרת הסיכונים מתבצעת בהתאם לצורכי האירוע. לצד מערך האבטחה, צוותי דיילות ייצוגיים כמו של ביזנס קלאס דיילות יכולים לסנכרן את ההכוונה והרישום עם נהלי הכניסה והבידוק, כך שהאורחים חווים סדר, אדיבות ותגובה מהירה.
הבחירה מתחילה בבדיקת האישורים, ההכשרות והביטוחים הרלוונטיים לסוג הפעילות ולדרישות החלות על האירוע. מעבר למסמכים, חשוב לבחון את נהלי העבודה, מבנה הצוות בשטח, זמינות מנהלים ויכולת לספק גיבוי במקרה של שינוי בכוח האדם.
גורם מקצועי בתחום אבטחת אירועים צריך להכיר מראש את מאפייני האירוע, מספר המשתתפים, נקודות הכניסה והיציאה, אזורים רגישים ותרחישים הדורשים היערכות מיוחדת.
איכות העבודה ניכרת גם בפרטים הקטנים: שפת גוף רגועה, תקשורת מכבדת והיכרות עם האתר, הלו״ז, תנועת הספקים ושירותי העזר. כאשר נהלי הכניסה ברורים ונקודות האחריות מוגדרות מראש, ניתן לצמצם עיכובים ולשמור על איזון בין צורכי האבטחה לבין חוויית המשתתפים.
תכנון נכון מתחיל במיפוי מסלולי הגעה, כניסות ויציאות, אזורי הורדה ואיסוף ומרחבי המתנה אפשריים. זיהוי מוקדם של צווארי בקבוק מאפשר להחליט היכן נדרש כוח אדם נוסף ואיך נכון לנתב את המשתתפים בשעות העומס.
חלוקת מרחב חכמה יכולה לכלול גם אזורי המתנה לפני בידוק ונתיבים נפרדים לקהלים שונים. המטרה היא ליצור מעבר מסודר מההגעה למתחם ועד הכניסה לאירוע.
עמדות רישום המסונכרנות עם צוות האבטחה יכולות לסייע לשמור על קצב כניסה אחיד. כאשר קיימים רישום מוקדם, שילוט ברור וחלוקה לכניסות עבור VIP, ספקים וקהל כללי, עבודת הדיילות והאבטחה משלימה זו את זו.
תיאום טוב מתחיל בתדרוך משותף לפני פתיחת השערים. חשוב להגדיר מסרים ברורים לאורחים, תחומי אחריות ודרך פעולה במקרים חריגים.
כאשר צוותי האירוח יודעים מתי ניתן לתת מענה עצמאי ומתי יש לערב גורם ממערך האבטחה, ניהול הקהל הופך פשוט ומסודר יותר. ערוצי תקשורת ושרשרת פיקוד ברורה מסייעים למנוע כפילויות ועיכובים.
חלוקת תפקידים נכונה שומרת גם על אופי האירוע: הדיילות יכולות להתמקד בקבלת קהל, רישום והכוונה, בעוד שירותי האבטחה לאירועים מטפלים בתחומי האחריות המקצועיים שלהם. כך ניתן לשלב שירותיות בחזית עם מערך בטיחות מסודר ברקע.
באירועים עתירי משתתפים, השקות, תערוכות ופעילויות במרחבים ציבוריים, יש יתרון להתייחס לנושא האבטחה כבר בשלבי התכנון.
כך ניתן להתאים את מיקום הבמות, הדוכנים, עמדות הרישום ותחנות ההדגמה לזרימת קהל מסודרת, במקום לבצע שינויים ברגע האחרון.
תכנון מוקדם של אבטחה באירועים יכול להביא בחשבון גם נגישות, תנאי מזג אוויר, קהל בינלאומי, מסלולי ספקים ודרישות של המקום או הרשויות הרלוונטיות. בדרך זו, שיקולי הבטיחות הופכים לחלק מהתכנון התפעולי ולא לתוספת שמגיעה לאחר שהאירוע כבר בנוי.
לכל אחד מהגורמים באירוע תפקיד שונה. דיילות מתמקדות בדרך כלל בקבלת קהל, רישום, מתן מידע והכוונת משתתפים. סדרנים יכולים לסייע בניהול זרימת הקהל ובהכוונה במתחם.
צוות אבטחה פועל בהתאם להכשרתו, לסמכויותיו ולדרישות החלות על האירוע, ומטפל בנושאי אבטחה ובטיחות שנכללים במסגרת תפקידו.
הפרדה ברורה בין תחומי האחריות מסייעת לכל צוות להתמקד במשימה שלו ומונעת מצב שבו אנשי שירות נדרשים לבצע פעולות שאינן בתחום תפקידם.
ביזנס קלאס דיילות פועלת מאז 2007 עם דיילות ודיילים ייצוגיים המותאמים ל-DNA המותגי של הלקוחות, ומחברת בין שירותיות פרונטלית לקצבי עבודה יעילים בשטח.
כאשר צוות הדיילות מתוזמר היטב עם חברת אבטחה לאירועים, ניתן ליצור תהליך כניסה מסודר יותר, החל מרישום וקבלת קהל ועד הכוונה לנקודות הבידוק ולמתחם האירוע. התיאום מאפשר לכל גורם לבצע את תפקידו, בזמן שמנהלי האירוע מקבלים מעטפת תפעולית מאורגנת יותר.
סדרנים עוסקים בעיקר בהכוונת קהל, ניהול זרימה וסיוע תפעולי. חברת אבטחה מספקת אנשי אבטחה בהתאם לסוג האירוע, להכשרות הנדרשות ולסמכויות הרלוונטיות. חלוקת התפקידים המדויקת תלויה במאפייני האירוע ובהוראות החלות עליו.
ניתן לבחון בין היתר את סדר הכניסה, זמני ההמתנה, אופן ההתמודדות עם חריגים, התיאום עם ההפקה והעמידה בתוכנית שנקבעה מראש. לאחר האירוע כדאי לבצע תחקיר קצר ולזהות נקודות שניתן לשפר באירועים הבאים.
לא. כאשר הנהלים ברורים, הצוותים מתואמים ונקודות הכניסה מתוכננות נכון, ניתן לשלב את תהליך האבטחה בתוך חוויית האירוע בצורה מסודרת ומכבדת.
הדיילות נמצאות פעמים רבות בנקודת המפגש הראשונה עם המשתתפים. תיאום מוקדם מאפשר להן להפנות אורחים לכניסות המתאימות, לתת מידע ברור ולסייע בשמירה על זרימה מסודרת, בעוד אנשי האבטחה מתמקדים במשימות המקצועיות שלהם.
ככל שמדובר באירוע מורכב או רב משתתפים, כדאי לשלב את נושא האבטחה כבר בשלב התכנון. הדבר מאפשר להתייחס מראש לפריסת המתחם, כניסות ויציאות, תנועת קהל ותיאום בין כלל אנשי התפעול.
